여러 타지역번호를 한 곳에서 받으면 상담 중 다른 문의가 들어올 수 있습니다. 통화 대기 기능만 믿기보다 부재중 기록을 확인하는 담당자와 회신 순서를 미리 정해 두면 문의 누락을 줄일 수 있습니다.
통화 중 표시와 부재중 기록을 시험합니다
실제 상담 전화로 통화하는 동안 다른 휴대전화에서 타지역번호로 전화를 걸어봅니다. 통화 중 알림이 보이는지, 종료 후 부재중 번호가 남는지 확인합니다.
지역을 확인할 수 있는 기록을 남깁니다
여러 번호가 같은 전화로 착신되면 어느 지역번호로 들어온 문의인지 구분하기 어려울 수 있습니다. 번호별 표시 방법이나 관리표를 정해 회신 전에 지역을 확인합니다.
회신 순서는 시간과 긴급도로 정합니다
먼저 들어온 부재중 문의부터 연락하되, 고객이 문자로 긴급한 상황을 남긴 경우에는 내용을 확인해 순서를 조정합니다. 같은 고객에게 여러 사람이 중복 연락하지 않도록 담당자를 표시합니다.
회신할 수 없는 시간에는 기준을 안내합니다
현장 작업으로 바로 연락하기 어렵다면 실제 가능한 회신 시간대를 안내합니다. 지키기 어려운 즉시 회신 약속보다 ‘확인 후 몇 시까지 연락드린다’는 기준이 고객에게 더 명확합니다.