타지역번호를 여러 명이 함께 받으면 같은 고객에게 두 번 연락하거나 아무도 회신하지 않는 일이 생길 수 있습니다. 부재중 문의를 확인한 사람과 실제로 회신할 사람을 구분해 기록하면 상담 흐름을 안정적으로 이어갈 수 있습니다.
확인 상태와 회신 상태를 나눕니다
전화 기록을 봤다는 표시와 고객에게 연락했다는 표시를 따로 남겨 다른 담당자가 현재 상황을 바로 알 수 있게 합니다.
지역별 기본 담당자를 정합니다
문의가 들어온 번호나 서비스 지역에 따라 우선 회신할 담당자를 정하고, 부재 시 대신 맡을 사람도 함께 지정합니다.
- 문의 시각
- 수신 번호
- 담당자
- 회신 결과
중복 연락 전 기록을 먼저 확인합니다
고객에게 다시 전화하기 전에 다른 담당자의 통화 여부와 다음 연락 약속을 확인합니다.
당일 미회신 건을 한 번 점검합니다
업무 종료 전에 회신되지 않은 타지역전화가 남아 있는지 확인하고 다음 날 연락할 건은 예정 시각을 기록합니다.